Cómo planificar viajes de negocios efectivos: Guía paso a paso

Los viajes de negocios hoy en día van mucho más allá de solamente planear presupuestos, alojamiento y días, por supuesto estos aspectos siguen jugando un papel importante, pero ahora ya son parte de una experiencia más completa en donde es ideal cuidar de otros aspectos que tienen que ver con el bienestar y lo disfrutable.

Pasos para planear viajes de negocios excelentes

Si una organización pone esmero en realizar una buena planificación de los viajes que encomiende a sus colaboradores, obtendrá a cambio una mayor motivación por parte de ellos, fortalecer la relación, retener el talento y mejorar el rendimiento laboral.

Por ello es relevante saber los pasos a considerar, desde los básicos, hasta los extra quevalorará el viajero de negocios.

1. Definir los objetivos

Hay que establecer claramente para qué se hará el viaje, ya sea una reunión, atender a clientes o ir a conferencias, y comunicárselo claramente al trabajador para que sepa exactamente qué tiene que hacer y sea menos probable que existan dudas.

2. Establecer los gastos

Asimismo, debe haber claridad en el presupuesto, tomando en cuenta gastos de movilidad, hospedaje y alimentación, pero también aspectos adicionales que puedan ser bien valorados, como el llevar equipaje extra o consumos en el hotel. Eso sí, dejando claros los límites y las políticas de gastos.

3. Buscar buenos proveedores y negociar con ellos

El generar contactos con proveedores facilita la obtención de mejores paquetes con precios preferenciales, o la consecución de beneficios especiales, como mejores habitaciones o asistencia personalizada, que pueden aportar a que la travesía sea más cómoda.

4. Prever el aspecto del transporte y alojamiento

Es idóneo tener todo listo en cuanto a transporte, desde los pasajes de avión, hasta un auto (con indicaciones exactas) o choferes, para que el trabajador se pueda mover de forma fácil y no se preocupe por encontrar los lugares a los que debe de ir. Igualmente, se debe tener la reservación hecha en el lugar elegido, para que la persona llegue y se instale de manera rápida y sencilla.

5. Elaborar un itinerario detallado

Es necesario que el itinerario esté explicado a detalle, teniendo todas las actividades a realizar bien expuestas, con direcciones, horarios, contactos y otros aspectos importantes, para que se aborden del modo más simple posible, a lo cual puede ayudar el colaborar con empresas de viajes especializadas.

6. Permitir y propiciar el uso de tiempo libre

Un buen detalle es hacer que el viaje se planee de tal modo que quede cerca del fin de semana, dándole la posibilidad al colaborador de extenderlo. Así, puede tener esos días extras para disfrutarlos en plan turístico y de descanso, explorando el destino a su gusto.

7. Sugerir actividades recreativas

Considerando la posibilidad de extender el viaje con la finalidad de relajarse, y teniendo en cuenta el término del horario laboral, es una gran idea recomendarle a quien viaje lugares para ir a comer, puntos de interés y eventos para divertirse y conocer.

8. Brindar asistencia

Hay que asegurarse de que el trabajador cuente con un canal para resolver sus dudas o al que pueda recurrir si ocurrió alguna incidencia, de tal forma que eso no le estropee el viaje ni que tenga efectos negativos en el objetivo laboral del mismo.

Optimizando los viajes de negocios

Seguir estos pasos garantiza no solo la eficiencia en la organización de viajes de negocios, sino también la comodidad y el disfrute durante todo el proceso. En este sentido, la colaboración con empresas de viajes especializadas puede proporcionar el soporte necesario para asegurar que cada viaje sea una experiencia exitosa y libre de preocupaciones.